Contabilità e bilancio per le associazioni: guida completa e aggiornata

Una gestione trasparente e corretta della contabilità è fondamentale per qualsiasi tipo di associazione, sia essa iscritta o meno al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS).

L’obiettivo non è solo adempiere agli obblighi fiscali e civilistici, ma anche garantire fiducia ai soci, donatori, enti pubblici e privati con cui si entra in relazione.

1. Chi è obbligato a tenere la contabilità?

Tutte le associazioni devono tenere una forma di contabilità, ma le modalità cambiano a seconda della tipologia di ente e delle dimensioni economiche.

📌 Le associazioni iscritte al RUNTS sono tenute a redigere annualmente un bilancio, anche se non svolgono attività commerciale.

2. Tipi di contabilità per le associazioni

A. Contabilità per cassa (semplificata)

Adatta agli ETS con entrate inferiori a 220.000 € annui.
Si registrano solo incassi e pagamenti, senza ratei o ammortamenti.

Documenti da tenere:

• Prima nota (registro movimenti finanziari)
• Estratti conto bancari
• Fatture e ricevute
• Verbali di assemblea e consiglio direttivo

B. Contabilità ordinaria

Obbligatoria per:

• ETS con ricavi superiori a 220.000 € annui
• ETS con attività commerciale prevalente
• Associazioni riconosciute con personalità giuridica

Prevede:

• Libro giornale
• Libro inventari
• Bilancio d’esercizio (stato patrimoniale + conto economico)
• Registri IVA (se applicabile)

✅ Le ODV e APS possono usufruire di un regime fiscale agevolato per le attività commerciali, ma devono comunque tenere separata la contabilità istituzionale da quella commerciale.

3. Il bilancio: cosa contiene e quando si approva

Tutte le associazioni iscritte al RUNTS devono approvare ogni anno un bilancio da depositare entro il 30 giugno successivo all’anno di riferimento.

Due forme possibili:

⚠️ Il bilancio deve essere approvato dall’assemblea dei soci e conservato per almeno 10 anni.

4. Rendiconto delle attività

Gli ETS che ricevono contributi pubblici, raccolgono fondi o hanno rapporti economici rilevanti devono anche predisporre:

• Rendiconto della raccolta fondi occasionale (se svolta)
• Rendiconto per trasparenza (art. 1, L.124/2017, se ricevuti >10.000 € da PA)
• Relazione sulle attività svolte (obbligatoria per alcuni ETS con bilancio ordinario)

5. I libri obbligatori per le associazioni

📌 È ammesso il formato elettronico, purché le scritture siano aggiornate, leggibili e non modificabili.

6. Separazione tra attività istituzionale e commerciale

Una corretta gestione contabile deve separare le due aree:

• Attività istituzionale: no IVA, no reddito imponibile
• Attività commerciale: soggetta a IVA e IRES, con obbligo di fatturazione

Questa separazione deve riflettersi:

• Nella contabilità (conti separati)
• Nei documenti fiscali (ricevute vs fatture)
• Nei bilanci annuali

✅ Alcune attività (come la somministrazione di cibo a soci o la vendita di gadget) sono considerate commerciali, anche se a fini associativi.

7. Come redigere un bilancio trasparente

Consigli operativi:

1. Usa un software gestionale o un foglio Excel ben strutturato
2. Conserva ogni documento giustificativo (fattura, ricevuta, contratto)
3. Prepara report mensili o trimestrali per controllare la situazione economica
4. Tieni aggiornata la prima nota e i movimenti bancari
5. Approva e deposita il bilancio in tempo (entro il 30 giugno)

📌 Ricorda: anche i piccoli ETS devono rendicontare e dimostrare la coerenza tra attività e risorse impiegate.

8. Errori da evitare

• Non conservare i documenti giustificativi
• Mescolare spese personali e associative
• Mancata separazione tra attività commerciali e istituzionali
• Non aggiornare i libri obbligatori
• Ritardare l’approvazione o il deposito del bilancio

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9. Codice fiscale e partita IVA: quando servono?

✔️ Codice fiscale

Obbligatorio per tutte le associazioni. Serve per identificarsi nei rapporti con Agenzia delle Entrate, banche, enti pubblici, ecc.

✔️ Partita IVA

Necessaria solo se l’associazione svolge attività commerciale abituale (es. vendita di beni, servizi a pagamento, corsi retribuiti).
Si può avere:

• Solo codice fiscale (per attività istituzionale)
• Codice fiscale + partita IVA (se c’è anche attività commerciale)

✅ Consiglio operativo: aprire la partita IVA solo se necessaria. Valuta con attenzione la natura delle entrate.

10. Regimi fiscali per le associazioni

Le associazioni possono aderire a diversi regimi fiscali:

🔹 Regime ordinario

Applicazione normale dell’IVA e delle imposte sui redditi. Complesso e raramente conveniente.

🔹 Regime forfetario ex L. 398/1991

Destinato a associazioni sportive dilettantistiche e alcune associazioni culturali.
Prevede:

• IVA ridotta e forfettizzata
• Adempimenti semplificati
• Limiti di ricavi: fino a 400.000 € annui

⚠️ Non tutte le associazioni possono accedervi. Le APS e ODV ETS devono seguire le regole del Codice del Terzo Settore.

🔹 Regime forfetario ETS (art. 86 CTS)

Previsto per ETS non commerciali con ricavi da attività diverse fino a 130.000 € annui.
Prevede:

• Esenzione IVA
• Obbligo di rendiconto specifico delle attività diverse
• Comunicazione annuale tramite modello ministeriale

11. IVA, imposte e dichiarazioni

Le associazioni possono essere esonerate o soggette a IVA e imposte, a seconda delle attività svolte.

⚖️ Attività istituzionale

• Non soggetta a IVA
• Non produce reddito imponibile
• Nessun obbligo di dichiarazione IVA o IRES

💼 Attività commerciale

• Soggetta a IVA e IRES (salvo regimi agevolati)
• Obbligo di fatturazione, registri IVA, dichiarazioni fiscali

📄 Dichiarazioni possibili:

• Modello Redditi ENC
• Modello IVA (se attività commerciale)
• Modello EAS (per mantenere le agevolazioni fiscali)

⚠️ Il modello EAS va trasmesso entro 60 giorni dalla costituzione e aggiornato in caso di variazioni rilevanti.

12. Il 5×1000

Gli ETS iscritti al RUNTS possono chiedere di essere ammessi al riparto del 5 per mille.

Requisiti:

• Iscrizione entro i termini stabiliti annualmente
• Invio della domanda all’Agenzia delle Entrate
• Rendicontazione dei fondi ricevuti

📌 Le somme ricevute devono essere impiegate entro 2 anni e rendicontate con apposito modello.

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🧠 Domande frequenti

La mia associazione non ha entrate. Devo comunque fare il bilancio?
Sì, se sei iscritto al RUNTS. Il bilancio può riportare entrate e uscite pari a zero, ma deve essere redatto e approvato.

Posso fare contabilità solo in Excel?
Sì, purché i dati siano precisi, aggiornati e verificabili. È comunque preferibile un software gestionale dedicato.

Cosa succede se non deposito il bilancio al RUNTS?
Rischi la sospensione e, in caso di inadempienza prolungata, la cancellazione dal registro.

Posso pagare in contanti?
Meglio evitarlo. I pagamenti e incassi devono essere tracciabili. I contanti sono ammessi entro i limiti di legge, ma vanno registrati correttamente.

Se svolgo attività commerciale devo avere la partita IVA?
Sì, se è abituale e non occasionale. Serve anche registrazione contabile separata e dichiarazione fiscale.

Un’associazione senza partita IVA può incassare quote o donazioni?
Sì. Le quote associative e le donazioni liberali non sono attività commerciale e possono essere incassate anche solo con codice fiscale.

Cosa succede se non presento il modello EAS?
La mancata presentazione può comportare la perdita delle agevolazioni fiscali, rendendo tutte le entrate commerciali.

Posso vendere gadget o prodotti?
Sì, ma è considerata attività commerciale e richiede partita IVA, fatturazione e registri.

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