Gestione dei volontari nelle associazioni: obblighi, buone prassi e strumenti utili

I volontari sono il motore di moltissime associazioni. Tuttavia, per evitare sanzioni e garantire un’azione trasparente e sicura, è fondamentale gestirli nel rispetto della normativa vigente.

1. Chi può essere volontario

Secondo l’art. 17 del Codice del Terzo Settore:

• Il volontario è una persona fisica che per sua libera scelta svolge, in modo personale, spontaneo e gratuito, attività a favore di altri o della collettività.
• L’attività del volontario non può essere retribuita in alcun modo, nemmeno indirettamente.
• Il volontario può essere anche socio dell’associazione, ma non è obbligatorio.

✅ Possono essere volontari anche minori, purché con autorizzazione dei genitori e assicurazione.

2. Obblighi previsti dalla normativa

Ogni associazione che si avvale di volontari deve adempiere a obblighi precisi, anche se non è iscritta al RUNTS:

Obblighi minimi:

• Registro dei volontari (obbligatorio per ETS, raccomandato per tutti)
• Copertura assicurativa obbligatoria per:
  • Infortuni
  • Malattie connesse all’attività
  • Responsabilità civile verso terzi

⚠️ Questi obblighi si applicano anche per un solo volontario attivo.

3. Il registro dei volontari

Il registro dei volontari non è un mero elenco: è uno strumento di gestione e tutela.

Requisiti:

• Deve contenere dati anagrafici del volontario
• Deve indicare le attività svolte
• Deve essere numerato e vidimato (solo per ETS iscritti al RUNTS)
• Può essere digitale o cartaceo

✅ Il registro serve anche per dimostrare la presenza di volontari ai fini di bandi, agevolazioni e riparto 5×1000.

4. La copertura assicurativa

È obbligatoria per tutti i volontari, sia nelle ETS che nelle associazioni non iscritte al RUNTS.

Cosa deve coprire:

• Infortuni occorsi durante le attività
• Malattie contratte a causa dell’attività
• Danni involontariamente arrecati a terzi

🔒 L’assicurazione è un requisito essenziale per agire in sicurezza, anche dal punto di vista legale.

5. Formazione e sicurezza

L’associazione è responsabile della sicurezza dei volontari, in base al D.lgs. 81/2008.

Obblighi:

• Valutazione dei rischi (DVR)
• Informazione e formazione dei volontari
• Adozione di misure di protezione adeguate

✅ Anche in mancanza di lavoratori retribuiti, i volontari vanno tutelati in ambienti potenzialmente rischiosi.

6. Differenza tra volontariato e lavoro

È fondamentale non confondere i volontari con i lavoratori retribuiti:

⚠️ Attività continuativa con rimborso forfettario può essere considerata lavoro mascherato.

7. Coordinamento e valorizzazione

Per valorizzare al meglio il ruolo dei volontari, è utile adottare strumenti di coordinamento:

• Nomina di un responsabile del volontariato
• Regolamento interno che disciplini diritti e doveri
• Piani di attività chiari e condivisi
• Incontri periodici di aggiornamento o formazione

✅ Buone prassi rafforzano la motivazione e la coesione del gruppo.

8. Attività occasionali o esterne

I volontari possono essere impiegati anche per:

• Raccolte fondi occasionali (max 2 all’anno, art. 79 CTS)
• Attività di supporto in eventi pubblici
• Collaborazioni temporanee con altre associazioni

✅ Anche in questi casi valgono obblighi di assicurazione e iscrizione nel registro.

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9. Rimborso spese ai volontari

Il rimborso può essere:

• Documentato: su base di scontrini, ricevute, biglietti di viaggio
• Forfettario: entro 10 € giornalieri / 150 € mensili, autocertificato dal volontario

⚠️ Rimborsi più alti o frequenti rischiano di essere considerati compenso mascherato, con conseguenze fiscali e previdenziali.

10. Collaboratori retribuiti: chi sono e come gestirli

Un’associazione può avvalersi anche di personale non volontario, ma retribuito, attraverso:

Tipologie contrattuali:

• Lavoro subordinato (dipendenti)
• Collaborazioni coordinate e continuative (co.co.co.)
• Prestazioni occasionali (fino a 5.000 € annui per soggetto)
• Contratti di lavoro autonomo (con partita IVA)

✅ È fondamentale utilizzare contratti regolari, versare contributi previdenziali e rispettare le normative su lavoro e sicurezza.

11. Limiti al numero di lavoratori retribuiti negli ETS

Per evitare la “snaturalizzazione” degli enti, il Codice del Terzo Settore impone dei limiti.

❗ Se superi questi limiti, perdi la qualifica di ODV/APS e devi iscriverti ad altra sezione del RUNTS.

12. Documentazione obbligatoria da tenere

13. Errori comuni da evitare

• Rimborsi spese gonfiati = rischio accertamenti fiscali
• Mancata assicurazione volontari = rischio sanzioni e responsabilità
• Collaborazioni “in nero” = grave violazione, sanzioni e revoca benefici ETS
• Registro volontari assente o non aggiornato
• Volontari con incarichi continuativi senza contratto o rimborso regolare

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🧠 Domande frequenti

I volontari devono essere soci dell’associazione?
No. Possono essere soci o semplici aderenti. È una scelta dell’associazione.

Posso rimborsare spese ai volontari?
Sì, ma solo spese documentate (es. ricevute, scontrini, biglietti). I rimborsi forfettari sono ammessi solo se previsti dallo statuto e soggetti a limiti fiscali.

Quanti volontari deve avere un’associazione?
Non c’è un numero minimo, ma nelle ODV devono essere in numero prevalente rispetto ai lavoratori.

Il registro dei volontari è obbligatorio per tutte le associazioni?
Solo per gli ETS iscritti al RUNTS è obbligatorio. Tuttavia, è fortemente consigliato anche per le associazioni non iscritte.

Serve la vidimazione del registro?
Sì, solo per ETS iscritti al RUNTS. Si effettua presso il RUNTS stesso o, temporaneamente, presso l’Agenzia delle Entrate.

Posso pagare un volontario per una prestazione occasionale?
Sì, ma in tal caso non sarà più considerato volontario. Occorre un contratto e comunicazione agli enti previdenziali, se dovuta.

Serve il registro volontari anche per attività una tantum?
No, ma è sempre consigliabile registrare chi partecipa, soprattutto se c’è copertura assicurativa.

Posso avere solo lavoratori retribuiti in un ETS?
Sì, se non sei un’ODV o un’APS. Altri ETS possono anche non avere volontari.

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